Dematerializzazione dell’archivio cartaceo: perchè attuarla?
Il consumo di carta ed il conseguente impatto ambientale per la produzione della stessa rappresenta un problema di non poca importanza. Senza contare il paradosso riguardante la presenza massiccia di dispositivi tecnologici e la gestione ancora arcaica e cartacea dei documenti. A dispetto di una digitalizzazione sempre più spinta, il mondo analogico rappresenta ancora un’entità immane di archivi e scaffali pieni di carta.
Alla luce delle tecnologie oggi disponibili, la gestione documentale tradizionale oggi è senza dubbio un processo irrazionale: scrivere, stampare, firmare, vidimare, spedire, fotocopiare/scansionare, archiviare, recuperare sono tutte attività che non solo richiedono tempo e risorse, ma sono anche soggette a un tasso di errore elevato.
Per fortuna, con alcuni accorgimenti, la maggior parte della documentazione può essere tranquillamente dematerializzata. Che si tratti di un report e della nota spese, del fascicolo del personale o della fatturazione elettronica fino ad arrivare alla gestione dell’intero ciclo dell’ordine, questo tipo di carteggi può essere risolto in chiave totalmente digitale. A molte aziende, però, la dematerializzazione fa paura e per diversi motivi. A spingere a una rapida conversione informatica sono i governi. In Italia la road map è segnata da tempo.
Il primo passo è affidarsi ad un servizio di distruzione di documenti come quello di gvmacero.it. Poi è bene osservare la normativa introdotta negli ultimi anni come la messa a disposizione della Fatturazione Elettronica verso la Pubblica Amministrazione, il cui obbligo è entrato in vigore il 6 giugno 2014. Di fatto, la digitalizzazione delle informazioni inaugura nuove opportunità di sviluppo del business attraverso un’automazione a valore aggiunto che porta servizi di standardizzazione e di integrazione a supporto delle attività aziendali: ne beneficiano le amministrazioni, ma anche i dipartimenti HR, gli uffici progetti e i reparti marketing. L’utilizzo di strumenti informatici condivisi costituisce un elemento di armonizzazione nelle relazioni e negli scambi tra aziende e clienti così come tra tutti gli operatori della filiera, favorendo una migliore collaborazione, evitando documenti inutilmente replicati, rallentamenti ed errori.
Inoltre, la dematerializzazione documenti risolve diverse criticità del processo analogico, a partire da una dispersione dei documenti, distribuiti tra uffici e archivi, che spesso genera ridondanze e oneri di gestione. Tuttavia, solo la digitalizzazione del processo può portare risparmi concreti: per esempio, nel ciclo dell’ordine rivedere in digitale l’intero processo porta tra i 25 e i 65 euro di beneficio a ciclo, con un ritorno dell’investimento già nei primi 12 mesi. Risparmi che derivano da maggiore produttività, accuratezza, ottimizzazione dello spazio e dei materiali. Oggi le imprese che la adottano per le loro Fatture (attive e/o passive) sono ancora limitate, se confrontante con la totalità delle imprese (circa 5 milioni) presenti e attive nel nostro Paese, visto che la pratica è diffusa rispettivamente nel 39% delle grandi imprese e nell’1% delle PMI attive in Italia. Tuttavia è digitalizzando l’intero ciclo dell’ordine, fino a consegne, fatture e pagamenti, che si ottiene il risultato più significativo.